№ 8, Август 2013 г.
Все статьи
последнего номера
Вход для пользователей
Введите ваш Е-mail:
Мероприятия

Сам себе бухгалтер

Обязательная инвентаризация: осталось совсем немного времени!

Чем  обязательная инвентаризация, которую нужно проводить в магазине перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности, отличается от обычных плановых добровольных ревизий? Как ее правильно провести и оформить?

В чем отличие


Ревизии, которые проводятся в течение года, полностью зависят от воли руководителя. Он может самостоятельно утвердить условия проведения таких мероприятий (п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 – далее Методических указаний). Например, периодичность, с которой нужно проводить ревизии и их продолжительность, а также объем имущества и обязательств, которые должны быть проверены. 

В отличие от таких контрольных мероприятий, инвентаризация перед составлением годовой отчетности является обязательной для всех фирм. Данное требование установлено бухгалтерским законодательством (п. 2 ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Проводить инвентаризацию должны не только организации, применяющие основную систему налогообложения, но и «спецрежимники», например, компании, перешедшие на уплату ЕНВД или на УСН. Правда, это правило распространяется только на тех «упрощенцев», которые ведут бухучет и составляют годовую бухгалтерскую отчетность. 

Обычно, во время текущих ревизий проверяют лишь выборочные виды имущества (например, только отдельные виды товара на складе и в торговом зале). А вот перед тем как составить годовую отчетность, в магазине необходимо проверить абсолютно все. Это еще одно различие между данными типами контрольных мероприятий.

В остальном добровольные и обязательные инвентаризации схожи.

Что сделать заранее

Чтобы обезопасить себя от претензий налоговиков, а также упорядочить действия сотрудников во время инвентаризации, основные принципы ее проведения нужно зафиксировать в приказе об учетной политике для целей бухучета ( ПБУ 1/2008)


Вы можете воспользоваться готовым шаблоном "Приказа об учетной политике", подготовленным жкспертами журнала "Владелец магазина".


 


Совет: бухгалтерскую и налоговую учетную политику должен составить главный бухгалтер (или человек, его заменяющий), а утвердить руководитель организации своим приказом или распоряжением. Форма приказа - произвольная. Положения учетной политики могут быть либо в самом приказе, либо в приложении к нему.


В ходе полной инвентаризации, проводимой в конце года перед составлением годового отчета, нужно проверить все виды имущества фирмы. Чаще всего, в магазине проводят ревизию:

  • основных средств;
  • нематериальных активов;
  • товарно-материальных ценностей;
  • расчетов с персоналом, контрагентами и бюджетом;
  • денег, денежных документов, бланков строгой отчетности.

Срок проведения обязательной инвентаризации стоит устанавливать с учетом того, чтобы успеть ее провести и отразить результаты этого мероприятия в бухгалтерском учете до закрытия года. Продолжительность ревизии зависит в первую очередь от того, какое количество имущества нужно будет проверить и от того, сколько человек этим будут заниматься.


Совет: сроки проведения инвентаризации в законодательстве не предусмотрены, владелец магазина должен установить их сам. Правда есть некоторые общие ограничения. Например, инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года (п. 1.5 Методических указаний). Если возникают трудности при установлении сроков проведения инвентаризации, то можно обратиться к разделу 2 письма Минфина СССР от 30 декабря 1982 г. № 179. После выпуска Методических указаний Минфина России этот документ утратил силу, тем не менее, им стоит воспользоваться в качестве рекомендаций. Для небольших магазинов сроки, указанные в этом письме, можно сдвинуть ближе к концу года.
Также в письме Минфина СССР № 179, можно найти и оптимальную периодичность проведения добровольных инвентаризаций для некоторых видов имущества и обязательств.


С чего начать

Проводить ревизии должна специальная инвентаризационная комиссия, которую утверждает директор. Для этого он должен издать соответствующий приказ (п. 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). В состав комиссии можно включить административный персонал и других специалистов, знания и опыт которых могут пригодиться в ходе проверки. (Вы можете воспользваться готовым шаблоном "Приказа об утверждении инвентаризационной комиссии", который опубликован а разделе "Документы" на нашем сайте)


Совет: инвентаризацию должны проводить люди не заинтересованные в тех или иных её результатах. Лучше всего – создать в магазине постоянный отдел ревизоров. Если же торговое предприятие совсем маленькое, то в роли проверяющих может выступать управленческий персонал.


К началу инвентаризации все документы на имущество должны быть переданы в бухгалтерию (или инвентаризационной комиссии), поступившие товары оприходованы и сгруппированы, а выбывшие – списаны. Это следует подтвердить расписками от материально-ответственных лиц в специальном разделе в инвентаризационной описи (п. 2.4 Методических указаний).

Проводить инвентаризацию нужно на основании приказа, составленного по специальной форме (утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). В этом документе должна быть указана основная информация об инвентаризации:

  • причина проведения;
  • проверяемое имущество и обязательства;
  • даты начала и окончания.

Подписанный руководителем приказ нужно зарегистрировать в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (утвержден постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88) и передать председателю инвентаризационной комиссии.


Совет: если в магазине числится только один директор, то порядок оформления инвентаризации будет немного другой.  Создавать инвентаризационную комиссию в этом случае не нужно. А приказ о начале ревизии можно составить в произвольном виде, а не по унифицированной форме (чтобы не создавать этот документ самостоятельно, вы можете воспользоваться готовым шаблоном Приказа, подготовленным экспертами журнала "Владелец магазина").


Как проводить

Для каждого вида имущества или обязательств имеются свои особенности при проведении инвентаризации.

Основные средства.

При ревизии основных средств (ОС) все объекты осматривают и проверяют их соответствие данным бухучета.
Напомним, что к категории основных средств относят имущество, срок полезного использования которого превышает 12 месяцев.  Помимо этого, объект должен применяться только в производственной (управленческой) деятельности организации и не может быть предназначен для перепродажи.

В частности, к ОС могут относиться:

  • оборудование;
  • измерительные и регулирующие приборы и устройства;
  • вычислительная техника;
  • транспортные средства;
  • инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности;

Подробный перечень объектов, которые могут быть отнесены к основным средствам, приведен в Общероссийском классификаторе основных фондов (ОКОФ), утвержденном постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 359.

 Важно, чтобы в бухучете верно были отражены следующие параметры ОС:

  • полное наименование;
  • назначение, основные технические или эксплуатационные показатели;
  • инвентарные номера и заводские номера;
  • номера паспортов по оборудованию, содержащему драгоценные металлы;
  • год выпуска;
  • количество объектов.

Если в магазине есть арендованные основные средства или объекты, стоимость которых списана сразу в момент ввода в эксплуатацию, то их также нужно проверить.

Такие правила установлены пунктами 3.1–3.7 Методических указаний и пунктом 27 приказа от 29 июля 1998 г. № 34н.

Нематериальные активы (НМА)

При инвентаризации нематериальных активов проверьте, чтобы были документы,  подтверждающие права организации на их использование. Кроме того активы должны быть правильно и своевременно отражены в балансе.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ)

В ходе инвентаризации ТМЦ нужно проверить их количество и вес. 

Обычно в магазине товар располагается по группам, в соответствии с которыми он выкладывается на полки. Поэтому, удобно изобразить схему магазина и разбить его на части по таким группам. Затем для каждой части проставить последовательно даты в рамках периода инвентаризации. Далее согласно такому графику проверить весь товар.

Если во время инвентаризации требуется отпустить товар, то это можно сделать только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Прием и отпуск имущества производят в присутствии инвентаризационной комиссии.

Такие указания содержатся в пунктах 3.15–3.26 Методических указаний.

Расчеты

При ревизии расчетов с персоналом по оплате труда нужно определить, нет ли депонированных сумм или переплаты. Также следует проверить расчеты с подотчетными лицами. В ходе проверки обращайте внимание и на цели использования выданных сотрудникам сумм.

В расчетах с поставщиками проконтролируйте, чтобы дебиторская и кредиторская задолженности были правильно и обоснованно отражены на счетах бухучета. Следует составить акты сверки с контрагентами, в которых указываются данные о состоянии расчетов. Отраженные в подписанном акте показатели сверьте с данными бухучета.

При инвентаризации расчетов с бюджетом  (ИФНС) и внебюджетными фондами (ФСС, ПФР, ФОМС) сверьте данные бухгалтерского учета по счетам 68 и 69 с суммами налогов и взносов, которые были начислены (см. налоговые декларации, расчеты) и уплачены (см. платежные поручения). Если есть не перечисленные в срок налоги, поверьте, чтобы пени по ним были начислены  (см. бухгалтерские справки) и уплачены (см. платежные поручения).

Об этом сказано в пунктах 3.44–3.48 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности

При инвентаризации остаток наличных денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Если в магазине есть ККТ, то начать ревизию следует с операционных касс. В этом случае должны совпадать:

  • суммы наличности в кассе;
  • данные книги кассира-операциониста;
  • показатели на кассовой ленте и счетчиках ККТ.

Бланки строгой отчетности проверяют:

  • по видам (с учетом их начальных и конечных номеров);
  • по местам хранения;
  • по материально-ответственным лицам.

Деньги на расчетном счету в банке инвентаризуют путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Такие правила установлены пунктом 37 Порядка, утвержденного письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18, пунктами 3.39–3.43 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Как завершить

По результатам инвентаризации нужно составить инвентаризационную опись (п. 2.5 Методических указаний). При этом для каждого вида проверенного имущества заполните индивидуальную форму (нужно выбрать подходящую из тех, которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись можно заполнить как на компьютере, так и от руки. Главное, чтобы записи были сделаны шариковой ручкой (чернилами) четко и ясно, без помарок и подчисток. 

Наименования и количество инвентаризуемых ценностей и объектов указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Чтобы исправить ошибку в описи, нужно зачеркнуть неверную запись и проставить над ней правильную. Внести такое исправление надо во все экземпляры описей.

Любые коррективы должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

Пустые строки в описях оставлять нельзя, на последних страницах их следует прочеркнуть.

На последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Готовую опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. Кроме того, последние также дают расписку, подтверждающую, что комиссия проверяла имущество в их присутствии, и что претензий к членам комиссии нет.
Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Что сделать после

В результате инвентаризации могут быть обнаружена недостача или выявлены излишки. В этом случае надо составить сличительную ведомость (по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Ведомость заполните вручную или на компьютере. Этот документ оформляют только по тому имуществу, по которому в ходе ревизии были выявлены отклонения от сведений, отраженных в учете.

Такие рекомендации даны в пункте 4.1 Методических указаний.

Выявленные при инвентаризации излишки или недостачу отразите в учете.